Dane kontaktowe i systemy CRM

W obecnych czasach dane osobowe to “nowa waluta”. Dzięki łatwości przetwarzania informacji możemy z nich wyciągnąć ogrom informacji, który przysłuży planowaniu działań i fundraisingu w naszych organizacjach. Ale danymi musimy się zająć i opiekować. podobnie jak i naszymi darczyńcami. Nie możemy zapomnieć o żadnym, który choć drobną wpłatą pomógł naszej organizacji. Należy więc wdrożyć w swojej organizacji mechanizmy pozwalające na zarządzanie kontaktami. Dlatego też nowoczesne organizacje potrzebują systemów CRM.

Czym jest system CRM?

CRM to program do zarządzania relacjami z kontaktami. Najczęściej są to relacje z naszymi darczyńcami, ale mogą być to zarówno wolontariusze, pracownicy i podopieczni. Dzięki możliwościom, które dają nam systemy CRM jesteśmy w stanie nie tylko poprawić jakość relacji z darczyńcami ale i zwiększyć ilość wpływających darowizn?

Jak to możliwe?

Każda wpłata może wywołać odpowiednią sekwencję zdarzeń – np. zaplanować kontakt naszego fundraisera z konkretnym darczyńcą, aby móc podziękować za przekazane wsparcie. Automatyzuje to część rutynowych zadań w organizacji. Odpowiednie wdrożenie oraz szkolenie z systemu pozwoli nam na przechowywanie uporządkowanych danych. Możemy więc wygenerować raporty i sprawdzić, czy dobrze wydajemy powierzone nam przez darczyńców środki.

Co jeszcze daje nam odpowiedni system CRM?

Przede wszystkim warto, by zarządzanie kontaktami odbywało się w jednym miejscu. Powinniśmy mieć możliwość odnotowania każdego kontaktu z darczyńcą, wysyłania e-maili, przygotowywania podziękowań. To drobne rzeczy ale gdy nie musimy wielokrotnie kopiować danych – ułatwia to niesamowicie pracę, a fundraiserzy mogą skupić się na najważniejszych rzeczach. Bo to własnie odpowiednie relacje z naszymi darczyńcami i kontaktami będą pomagać przy robieniu tego, do czego zostaliśmy powołani.

Czy CRM to konieczność?

W sektorze przedsiębiorstw coraz częściej pierwszą poważną inwestycją jest wdrożenie CRM. Możemy zatem stwierdzić, że i w trzecim sektorze CRM to już powoli konieczność. Z takich systemów korzystają już zarówno duże, średnie i małe organizacje. Wierzymy, że już za 3-4 lata organizacje same będą poszukiwać rozwiązań, które ułatwią ich pracę. Dlaczego? Bo to po prostu się opłaca. Zapewnia również “wentyl bezpieczeństwa”, gdyby nagle nasz pracownik – fundraiser nie mógł wykonywać swojej pracy – mamy pełna dokumentację działań. Możemy zatem szybko przejąć jego obowiązki nie zapominając o nikim.

A co z bezpieczeństwem danych?

Wdrożenie odpowiedniego systemu stanowi najlepsze zabezpieczenie danych osobowych. Gdy przetwarzamy je w postaci wielu niezbyt dobrze zabezpieczonych plików excel nie zawsze wiemy, kto w nich coś zmieniał. Dobrze przystosowany CRM jest bezpieczniejszy – każdy korzysta z indywidualnego konta, można ograniczyć uprawnienia dla danego użytkownika. Mamy pełna kontrolę nad danymi osobowymi. poza tym łatwiej nam zapewnić zgodność i integralność danych – regularne kopie zapasowe czy możliwość łatwego usunięcia lub anonimizacji danych. Tego wymaga od nas sławne RODO.

Bądź w czołówce organizacji pozarządowych. Skontaktuj się z nami już dzisiaj, a znajdziemy odpowiednie rozwiązanie, by lepiej zarządzać kontaktami i uzyskać jak najwięcej ze swoich darczyńców. Pozwól sobie na przyjaźń z darczyńcami. Wypełnij formularz na: Kontakt